Documents requis par formation¶
Eduvia permet de définir les documents obligatoires que chaque apprenant doit fournir pour une formation donnée. Cette configuration s'applique automatiquement à tous les contrats de cette formation.
Principe¶
Le système de documents requis fonctionne ainsi :
graph LR
F[Formation] --> DR[Documents requis]
DR --> C1[Contrat 1]
DR --> C2[Contrat 2]
C1 --> A1[Apprenant 1]
C2 --> A2[Apprenant 2]Configuration centralisée
Définissez les documents requis une seule fois au niveau de la formation. Ils s'appliqueront automatiquement à tous les contrats.
Configurer les documents requis¶
Accéder à la configuration¶
- Ouvrez la fiche de la formation
- Accédez à l'onglet Administration ou Documents
- Section Documents requis
Ajouter un document requis¶
- Cliquez sur Ajouter un document requis
- Définissez :
- Nom du document (ex: "Pièce d'identité")
- Description (optionnel)
- Obligatoire : Oui/Non
Types de documents courants¶
| Document | Usage |
|---|---|
| Pièce d'identité | CNI ou passeport |
| CV | Curriculum vitae |
| Photo d'identité | Format passeport |
| Diplômes | Copies des diplômes |
| Justificatif de domicile | Moins de 3 mois |
| Attestation de sécurité sociale | Carte vitale ou attestation |
Application aux contrats¶
Nouveaux contrats¶
Lorsqu'un contrat est créé pour cette formation :
- Les documents requis sont automatiquement copiés
- L'apprenant voit la liste des documents à fournir
- Le statut de chaque document est suivi
Contrats existants¶
Pas de rétroactivité
Les modifications des documents requis ne s'appliquent pas automatiquement aux contrats existants.
Pour appliquer aux contrats existants :
- Ouvrez le contrat concerné
- Section Documents
- Ajoutez manuellement les nouveaux documents requis
Suivi des documents¶
Statuts¶
| Statut | Description |
|---|---|
| En attente | Document non fourni |
| Uploadé | Document fourni, à valider |
| Validé | Document conforme |
| Rejeté | Document non conforme |
Tableau de bord¶
Depuis la fiche formation, onglet Statistiques :
- Pourcentage de documents complets par contrat
- Liste des apprenants avec documents manquants
Bonnes pratiques¶
Conseils
- Définissez les documents dès la création de la formation
- Soyez précis dans les descriptions pour éviter les erreurs
- Distinguez obligatoire/optionnel pour ne pas bloquer les dossiers
- Vérifiez régulièrement le statut des documents